La relevancia de los eventos en pro de un mundo sostenible

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Norma Ronces

23.Feb.2024

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Con gran probabilidad, has escuchado de la relevancia de los eventos en la vida económica y social global. Y con seguridad, te has topado con el término sostenibilidad en más de una ocasión, como si se tratase de una tendencia con la cual salvar al planeta. ¿Cómo relacionamos el impacto de los eventos en pro de un mundo sostenible? En México, la Industria de Reuniones aporta el 1.53 % del PIB, lo cual significa que genera empleos; que propicia la construcción y operación de hoteles, centros de convenciones, restaurantes, parques turísticos; que impulsa la industria del transporte y ayuda a productores de alimentos y artesanías; que da lugar a empresas productoras audiovisuales, imprentas y diseñadores a aplicar su creatividad. Esto entre muchos aspectos.

Lo malo es que toda esa actividad produce también contaminación en muchos niveles, y que, si no se tiene cuidado, es un entorno más donde se da la inequidad social o de género, e incluso es terreno propicio para los abusos de diversa índole.Estar tan cerca del 2030, año en que se supone que deberíamos haber cumplido con gran parte de los 169 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), pareciera haber acelerado la socialización del término “sostenibilidad”, pero aún estamos lejos de cumplir con la agenda 2030. No podemos esperar más para poner manos a la obra.Los eventos (corporativos, expos, congresos, incentivos o sociales) son un lienzo en blanco donde podemos trazar un mapa hacia un mundo más sostenible.

¿Quieres saber por dónde empezar?

Tal vez debamos iniciar por decir que el desarrollo sostenible es aquel que busca satisfacer las necesidades presentes sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades. Esto atiende no solo a los recursos naturales, sino su relación con el desarrollo social y económico. Sí, la sostenibilidad no se trata solo de ser (o parecer) verdes.Según el Events Industry Council, la sostenibilidad en eventos significa tomar acción hacia la preservación del medio ambiente, promoviendo una sociedad sana e inclusiva, y apoyando una economía próspera.

Dicho esto, claro que jamás lograríamos abordar los 169 objetivos en un solo evento, pero podemos seleccionar unos muy específicos y aliarnos con aquellos capaces de apoyar en la consecución de metas concretas. Como recomiendo a los planners cuando levantarán un lead, pero también aplicará en sentido inverso: PREGUNTA, PREGUNTA, PREGUNTA.

1. Pregúntate qué va bien con los objetivos y capacidades de tu empresa u organización. Es más fácil detonar un cambio cuando es algo que nos queda a la mano. Predicar con el ejemplo, sí, pero también apegarse a lo que ya conocemos o nos sale bien. Si quieres hacer un evento sostenible, pero en casa tienen plásticos de un solo uso todo el tiempo, faltará la congruencia. Si en tu empresa ya hacen un manejo responsable de desechos, buscarás sedes que tengan las mismas prácticas.

2. Pregunta a tus clientes y proveedores si tienen objetivos y prácticas sostenibles. Aunque a veces parecemos magos, no estamos para leer la mente a nadie. Entonces, si te interesa que te hagan propuestas sobre el tema, ¡pídelas! Si ya tienes acciones factibles de implementación, ¡ofértalas! De otro modo, nos quedaremos esperando a ver si nos preguntan al respecto.

3. Pregunta qué prácticas sostenibles tienen en práctica la sede, el recinto, el hotel, la transportadora o cualquier otro involucrado. O bien, si hay algo que puedan implementar. Si elegirás a un proveedor por ello, asegúrate de que se cumplan y no solo forme parte de un speech de ventas. Recuerda que esto va en materia ambiental, económica y social. Alguien que hace composta y explota a sus empleados o proveedores no resulta muy sostenible. Tampoco alguien que produce con insumos (alimentos o materiales) provenientes del otro lado del planeta, obtenidos con prácticas prohibidas o de dudosas condiciones laborales.

4. Pregúntate qué puedes eliminar, reducir o cambiar. Solemos pensar en qué y cómo reciclar un producto. Antes de eso deberíamos preguntarnos qué podemos evitar. ¿Es necesario imprimir copias de un programa de 8 páginas para todos? ¿Es necesario poner todo en bolsas de plástico? ¿Es necesario ordenar tanta comida de sobra “por si acaso”? ¿Es el material más recomendable? ¿Es algo que la gente conservará o tirará en la puerta? Luego, podrás pensar en cómo dar un segundo uso a los sobrantes, cómo dar un segundo uso a los sobrantes, cómo repararlos, en qué los puedes convertir o a quién se los puedes donar. ¿Aún sobran? Entonces sí considera el reciclaje.

5. Pregunta a los stakeholders de tu evento qué es lo que necesitan. Esto bien puede incluir a la comunidad local donde el evento tendrá lugar. En ocasiones, nos ponemos creativos con soluciones a problemas que no existen, o que tengan buena intención, pero poca efectividad. Investiga cómo impactar positivamente usando tus propias capacidades. Tal vez tu personal tiene gran talento para un trabajo físico, o para equipar y decorar una escuela, o para capacitar a otros en procesos eficientes, o para recaudar fondos… No se trata de encontrar el hilo negro, sino la convergencia entre lo que tienes y lo que se requiere.

6. Pregunta en un pre-registro acerca de alergias, intolerancias alimenticias, discapacidad y otras preferencias. Los eventos los hacemos las personas, por lo cual deben ser lo más inclusivos posible. Va más allá de la comunidad LGBTI+ que es lo que más nos resuena. ¿Hay participantes con discapacidad motriz, visual, auditiva o cognitiva? ¿Hay un grupo religioso que observe ciertas fechas, horarios o tipo de alimentos? ¿La fiesta neón con estrobos podría excluir a personas altamente sensibles a la luz?

7. Pregúntate a quién puedes subir al barco para que no seas solo tú luchando contra corriente. ¿Cómo pueden crear conciencia a su alrededor para que directivos, proveedores, personal de servicio, participantes, etc. comprendan el valor del evento en pro de objetivos comunes? Cuando la mayoría no percibe un beneficio, difícilmente aportará lo propio. Comprendamos, en todo caso, que los beneficios no son siempre inmediatos.

8. Pregúntate qué puedes aportar desde la educación y la conciencia. Los eventos son un gran espacio para educar a los participantes, pero la capacitación también se puede hacer extensiva a otros involucrados en el evento para elevar su nivel de desempeño. Hasta podrías pensar en qué de lo que tu empresa hace vale la pena compartir en la comunidad local, con miras a una acción social que mejore su calidad de vida.9. Pregúntate cómo mejorar la comunicación. Como en toda relación donde la confianza es fundamental, la comunicación de lo que estás haciendo cómo y por qué es elemental para que no sea un evento sostenible de una vez. Lo que quieres lograr, qué necesitas de los demás, cómo se suman… facilitará que contribuyan.

¿No lo lograste a la primera? Está bien, pero reporta qué sí estuvo bien y qué mejoras necesitan para la siguiente vez. Jamás informes algo que no es verdad; saldrá a la luz, dañará tu reputación y quizá no tendrás una segunda oportunidad.La sostenibilidad ya no debería ser una opción sino una exigencia entre unos y otros. Seamos Alquimistas de Eventos haciendo transformaciones, evidenciando la relevancia de los eventos en pro de un mundo más sostenible. Está en nuestras manos.¿Y tú, por dónde empezarás hoy?

#HazAlquimia Norma Ronces Alquimista de Eventos Corporativos y Potenciadora de Meeting Planners Profesionales. Directora de Formación para Alquimistas de Eventos y 360 Events Solutions. Lic. en Administración de Empresas Turísticas con más de 20 años de experiencia en la Industria de Reuniones, especializada en eventos corporativos. Autora del libro El Mágico Mundo de la Industria de Reuniones y creadora del curso en línea De Meeting Planner a Alquimista de Eventos. Sustainable Events Planner Certificate por el Events Industry Council (2023).