Cómo prepararse para la revisión de un programa de viajes corporativos: un checklist práctico

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Business Travel Magazine

10.Feb.2025

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Revisar un programa de viajes corporativos es clave para asegurar que esté alineado con los objetivos de la empresa sea eficiente y por supuesto, brinde una experiencia positiva para los viajeros. Si bien es algo que puede sonar complicado, con la guía adecuada, realizar una auditoría puede ser un proceso sencillo y revelador. A continuación, te ofrecemos un checklist práctico para optimizar tu programa de viajes. 

 1. Evalúa tus Políticas de Viajes 

 El primer paso es revisar tus políticas actuales. ¿son claras y están actualizadas? Es importante que las Políticas de Viajes se ajusten a las necesidades y realidad de la empresa. Pregúntate: ¿los colaboradores las cumplen? ¿las reglas sobre reservas, gastos y aprobaciones siguen siendo efectivas? Si las políticas son demasiado rígidas o confusas, es probable que necesiten una revisión. Flexibilidad y claridad son la clave. 

 2. Revisa acuerdos con proveedores 

 ¿Tienes contratos vigentes con aerolíneas, hoteles y arrendadoras de autos? ¿siguen ofreciendo las mejores tarifas y condiciones? Es un buen momento para renegociar acuerdos o evaluar si hay mejores opciones en el mercado. Además, considera la posibilidad de alinear tus decisiones con proveedores que ofrezcan opciones sostenibles, algo cada vez más demandado por las empresas con enfoque en responsabilidad social. 

3. Analiza el gasto en viajes 

Realiza un análisis exhaustivo de los gastos en viajes. ¿Dónde se están concentrando los mayores costos? ¿hay patrones que deban ajustarse? Identificar áreas donde el gasto se esté disparando te permitirá ajustar y optimizar el programa. Recuerda que muchas veces un aumento en costos puede deberse a falta de control o de directrices claras, lo cual se puede solucionar revisando tus procesos. 

4. Escucha a los viajeros 

Tus colaboradores son una fuente de información invaluable. Pregúntales cómo perciben el programa de viajes. ¿Es fácil de usar? ¿se sienten seguros y bien atendidos? Las encuestas de satisfacción o entrevistas informales pueden revelar áreas de mejora que no habías considerado. Un programa que funcione bien no solo debe ser eficiente, también debe ofrecer una experiencia positiva para el viajero. 

5. Implementa tecnología 

Evalúa si la tecnología que estás utilizando para gestionar los viajes es la más adecuada. Las herramientas de reserva en línea y de reporte de gastos pueden simplificar mucho el proceso, tanto para la empresa como para los colaboradores. 

Conclusión 

Auditar y mejorar un programa de viajes corporativos no tiene que ser una tarea abrumadora. Con este checklist práctico, podrás revisar cada aspecto clave, desde las políticas y contratos hasta el feedback de los colaboradores, asegurando que tu programa sea eficiente, rentable y seguro. En ALTOUR estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino, garantizando que tus viajes corporativos estén siempre alineados con tus objetivos de negocio.