Conoce a Tania Ruíz, Regional Travel Manager de ATENTO

BTM: ¿Cuál es tu experiencia en el sector de viajes?

Tania Ruiz: En el sector de viajes 20 años, en el segmento de viajes de negocio 15 años y 12 años como Travel Manager.

BTM: ¿Cómo cambió a partir de la pandemia tu día a día como Travel Manager?

TR: Ha sido un proceso de adaptación importante, primero porque desde marzo estamos en home office y al inicio para mí el cambio de rutina y ambiente tuvo sus propios retos.

BTM: ¿Implementó Atento el Home Office para no exponer a sus empleados al CoVID-19?

TR: Sí, más de 15,000 empleados a nivel global están trabajando de manera remota, sin embargo, también estamos implementando acciones y esquemas en los centros de trabajo que permitan la continuidad de nuestras operaciones de manera segura.

Estas medidas nos han permitido cuidar el empleo de todos y nuestro compromiso es seguir cumpliendo rigurosamente con estas acciones de seguridad e higiene, para continuar apoyando a la sociedad mexicana a través de nuestra actividad esencial.

BTM: ¿Cómo previenen a los viajeros y expatriados de las amenazas que pueden enfrentar? ¿Qué hacer y cómo actúan ante una crisis?

TR: Como protocolo de seguridad durante esta contingencia, los viajes están cancelados.

A nivel corporativo, existe un plan general para la atención de crisis y acciones puntuales, acorde a su naturaleza, para el caso de COVID, de manera general, te comento que existe un comité para el manejo de crisis, integrado por personal de distintas áreas, un programa de comunicación muy activo (distintas plataformas y medios), acciones focalizadas para equipos de trabajo, planes y acciones para garantizar la seguridad del personal y la continuidad del negocio, comunicación constante de la Dirección al resto de la compañía y reuniones de actualización y seguimiento.

BTM: ¿Cómo controlan/gestionan el “Risk Management y la seguridad en los viajeros?

TR: Por política, todos los viajes de negocio deben ser gestionados por nuestra TMC BCD Travel., por tanto, en un escenario de riesgo tenemos la posibilidad de localizar a nuestros ejecutivos y brindar soporte. Los medios de pago que utilizamos cuentan con un seguro de viaje, nuestros viajeros están asegurados y en algunos países se gestionan seguros adicionales.

BTM: ¿Tienes una metodología particular a la hora de desempeñar su trabajo?

TR: Sí, mi metodología, en general es, revisar una vez a la semana la agenda completa, a fin de tener claridad de los proyectos y entregas, y día a día, defino las actividades a realizar, me gusta tener claras las 3 prioritarias, mi objetivo es completarlas.

BTM: ¿Cómo organizas a tu equipo para gestionar el departamento de viajes?

TR: No tengo personal a cargo; en línea horizontal coordino y trabajo en conjunto con distintos equipos y países. En la gestión de viajes, para mí, la TMC BCD Travel es un partner muy importante, no contamos con inplants, pero sí con equipos dedicados, adicionalmente, la tecnología, no solo ahora sino desde siempre también ha sido un gran aliado para mi gestión regional.

BTM: ¿Cuál consideras es la mayor dificultad a la hora de gestionar un viaje?

TR: Desde mi perspectiva, un reto importante es lograr el equilibrio entre la calidad y los costos, desde la perspectiva del viajero, algunos reportan como dificultad el obtener la aprobación del viaje, y algunos otros la comprobación de los gastos.

BTM: ¿Qué procedimiento debe seguir un empleado de la empresa para realizar un viaje?

TR: Los viajes de negocio cubren un objetivo y este contribuye a los objetivos y estrategias generales del negocio, por tanto, considero que la gestión de un viaje en Atento se mantiene simple, sea online u offline, el proceso a seguir es:
Cotización- Reservación (preferentemente, en política)- Aprobación (Sistema electrónico) -Viaje y Retorno.

BTM: ¿Tiene Atento una política de viajes global? ¿Quién se encarga de diseñarla?

TR: La política es global, su diseño fue un trabajo conjunto de las direcciones globales de Procurement, RH y Finanzas. Las actualizaciones, generalmente, son por parte de Finanzas.

BTM: ¿Existe internamente una encuesta de servicio entre los viajeros? ¿Hay feedback por parte de ellos?

TR: Sí, se aplican encuestas, cada año y medio; generalmente se han enfocado en medir la satisfacción del servicio brindado por nuestra TMC y el proceso de gestión de viajes.

BTM: Platícanos un caso de éxito (tuyo) y uno de NO éxito.

TR: Como Travel Manager, un caso de éxito fue la implementación fuera de México de la OBT, el sistema de autorizaciones y los medios de pago, en el plazo proyectado, lograrlos me dieron una satisfacción nueva personal y profesional.

Una experiencia de aprendizaje importante, hace 12 años, fue cuando se me canceló por tiempo límite, una reservación personal (boleto beneficio, primera y temporada alta) de uno de los dueños de la empresa, para mí fue muy estresante el informarlo y presentar las alternativas posibles.

BTM: ¿Cuál es la categoría y rango de hoteles que reservan?

TR: Por política, mayor y preferentemente Business Class (3 y 4 estrellas)

BTM: ¿Cómo se establece la categoría de hotel si viajan dos empleados con rangos diferentes en la empresa?

TR: Generalmente, el de menor rango puede acceder al hotel superior, con aprobación por excepción, en caso de fuera de política; sin embargo, la decisión final puede depender de costo, presupuesto, distancia entre una alternativa y otra, proyecto, etc.

BTM: ¿Cuándo y a quien se permite volar en business class?

TR: Excepcionalmente, alta dirección, posterior a 6 horas de vuelo (directo no escalas).

BTM: ¿Quién se encarga en Atento de la organización de eventos y MICE en general? ¿Forma parte de tus responsabilidades?

TR: Sí bien he apoyado directamente en la gestión de algunos eventos, generalmente, los trabajamos con agencias.

BTM: ¿Cómo mides el ROI verdadero de la inversión en viajes de negocios en la empresa? ¿Cuál es la metodología?

TR: Actualmente, desde mi área no se realiza, desconozco sí a nivel corporativo existe alguna razón financiera que pueda aplicarse y determinarlo.

BTM: ¿Qué sucederá en el momento que todo regrese a la normalidad y a las labores comunes, tienes un plan elaborado?

TR: Atento es muy dinámico y con ello quienes lo conformamos, actualmente continúo trabajando en proyectos y actividades planeadas antes de COVID, seguramente, cuando se reactiven los viajes, se incrementará el volumen y el ritmo será más acelerado.

BTM: ¿Cuáles son las prioridades del a política de viajes de ATENTO?:

TR: Ahorros en los transportes aéreos y terrestres. Optimizar la política de viajes, Consolidar los programas de viajes.

Atento tiene presencia en 14 países:

Argentina, Brasil, Perú, Chile, Colombia, El Salvador, Guatemala, Estados Unidos, Uruguay, Puerto Rico, México, Marruecos, Panamá y España

Global + 150,000 empleados

Viajes de negocios gestionados anualmente:

Anual, global +19 mil transacciones.