¿Por qué tu empresa debería tener un Travel Manager?

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Por: Josep Juaneda Josa

24.Nov.2024

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En mis 10 años como comercial en el mundo de los viajes corporativos, he negociado con muchas empresas, muchísimas, y puedo decir que apenas entre el 15 y el 20% tenía un Travel Manager en nómina. Sí, has leído bien: en pleno 2024, me he sentado a hablar de viajes de empresa con gente de compras, de recursos humanos, hasta con el CFO, ¡como si mandar empleados de un lado al otro del planeta fuera lo mismo que pedir material de oficina!

Para quienes no lo sepan, los viajes corporativos pueden representar entre un 10% y un 12% del presupuesto anual de una empresa, según estudios de la Global Business Travel Association (GBTA). Ahora bien, ¿te imaginas quién se encarga de que ese gasto tenga sentido y no se dispare? Exacto, el Travel Manager, una figura que está ahí para optimizar, negociar y cuidar hasta el último euro.

Cinco razones para tener un Travel Manager en tu empresa

1. Optimización de costes  

   Imagina esto: tienes un equipo que necesita viajar cada mes a distintas partes del país, o incluso del mundo. ¿Cómo aseguras que esos viajes no se conviertan en un pozo sin fondo para el presupuesto? Un Travel Manager hace magia: no solo encuentra el vuelo más económico, sino que entiende cómo aprovechar las tarifas corporativas, negociar con proveedores y hasta diseñar políticas de viaje que ahorran sin sacrificar la comodidad. Si tu empresa viaja a menudo, un Travel Manager optimiza la frecuencia, el tiempo, y hasta las rutas para que cada euro valga por dos. 

 2. Control y seguimiento de gastos  

Todos sabemos que un viaje de empresa implica un sinfín de detalles: reservas, dietas, transporte, alojamientos… Tener a alguien que supervise desde el primer click de reserva hasta el último céntimo gastado es oro. Porque cuando se deja en manos de varias personas, el caos está asegurado. Un Travel Manager no solo planifica, sino que controla en tiempo real y gestiona los gastos de forma eficiente. ¿Cuántas veces hemos visto a alguien volver de un viaje con un montón de recibos de “gastos varios”? Un Travel Manager se asegura de que esos gastos sean lo necesario, optimizando el presupuesto de manera coherente y transparente.

3. Seguridad y bienestar del viajero  

Para muchas empresas, los viajes corporativos son una necesidad, pero a menudo olvidan la seguridad de los empleados. El Travel Manager se convierte en la persona de referencia para cualquier incidencia que pueda surgir, ya sea un cambio de vuelo, un problema con el hotel o incluso en casos de emergencia, como desastres naturales o incidentes políticos. Garantizar que los empleados sepan a dónde ir, a quién llamar y cómo actuar es parte fundamental del trabajo de un Travel Manager, quien establece protocolos claros para cubrir cualquier imprevisto y reducir el estrés del viaje.

4. Cumplimiento de políticas  

Crear una política de viajes es un arte. Definir los procedimientos, los presupuestos y las limitaciones no es tarea sencilla, pero hacer que se cumpla es cosa de titanes. Un buen Travel Manager se asegura de que todos los miembros de la empresa conozcan y respeten estas políticas, evitando sorpresas desagradables en el presupuesto o disputas sobre los gastos cubiertos. Además, si el equipo directivo necesita ajustar la política de viajes, el Travel Manager es la persona ideal para implementar estos cambios sin comprometer la operativa ni complicar la vida de nadie.

5. Sostenibilidad y Responsabilidad Social Corporativa (RSC)  

No todo es cuestión de dinero. Hoy en día, ser responsable con el medio ambiente y cumplir con los objetivos de RSC es una prioridad para muchas empresas. El Travel Manager se asegura de que los viajes de la empresa tengan el menor impacto posible en el medio ambiente: selecciona medios de transporte más ecológicos, anima a los empleados a reducir su huella de carbono y fomenta prácticas responsables. Además, está al tanto de las compensaciones de carbono, de los hoteles y servicios que cumplen con normas ecológicas, y sabe que un pequeño cambio en la logística puede hacer una gran diferencia en el compromiso medioambiental de la empresa.

En definitiva…

A lo mejor no hace falta contratar a alguien nuevo. Puede que el Travel Manager ideal ya esté en tu empresa, solo que necesita un pequeño empujón: algo de formación, acudir a esos eventos del sector donde nacen grandes ideas para implementar en los viajes de tu compañía, y sobre todo, estar al día de las novedades. Porque ser Travel Manager no es solo cuestión de cuadrar números; es un arte que se afina con práctica y buen ojo. Dale ese poder y verás cómo, de pronto, cada viaje deja de ser un gasto y empieza a ser una inversión. Y a falta de bolas de cristal, un buen Travel Manager es el amuleto que toda empresa debería tener.